1 名称
当町内会は、｢東山自治会｣と称する(以下、自治会と表記する)。
2 自治会の運営
自治会の運営は、役員並びに組長によって構成された役員会議、及び組長会議により審議･決定された事項についての活動を推進する。
3 自治会役員
自治会役員は以下の役職を選出する。各役員の任期は 1 年とするが、再選は妨げない。
- 自治会長 1名 ブロック毎の輪番制
- 副自治会長 1名 自治会長が必要と認めた場合 2 名
- 会計 1名
- 書記 1名 自治会長が必要と認めた場合に選出
- ブロック長 4 名 各ブロック1名
- 顧問 1名 自治会長が必要と認めた場合に前年度自治会長に要請
- 会計監査 1名 前年度会計
4 自治会役員の役割
- 自治会長
校区や地域の会議等に東山自治会の代表として参加するとともに、役員会･組長会を招集する等、自治会の代表として指導･運営を図る。 - 副自治会長
自治会長を補佐し、円滑な自治会運営を図る。会長不在時、校区や地域の会議等に自治会長の代理として参加する。 - 会計
自治会会計の運用･管理等を行う。 - 書記
会長指示による文書の作成(自治会名簿、自治会発信文書等)、会議内容の記録･管理を行う。 - ブロック長
組長会議で審議された内容(自治会費の徴収･清掃の分担･実施等)について、ブロック内の取りまとめを行うとともに、組長への各種依頼等を行う。 - 顧問
自治会長が必要と認めた時、自治会長経験者から選出する。自治会長の相談に対して適切な助言を行い、円滑な自治会運営を支援する。原則、前年度自治会長が担当する。 - 会計監査
自治会会計の運用･管理等について帳簿と通帳を照合し、適切な運営がなされていることを確認する。原則、前年度会計が担当する。
5 役員会
随時開催とし、自治会長により招集される。役員会は自治会長･副自治会長･会計･書記･ブロック長により構成され、町内及び校区内での自治会活動について企画･協議する。
6 組長
組長会議で審議された内容(自治会費の徴収、清掃の分担･実施等)について組内の取りまとめを行うとともに、ブロック長への各種報告及び 7 項で定められた各委員の活動を行う。組長は輪番制であるが、やむを得ない理由がある場合や 75 歳以上の高齢者のみの世帯は組長を免除することが出来る。自治会三役(自治会長、副自治会長、会計)は組長を免除され、次年度の組長予定者が繰り上げとなる。
7 自治会委員の役割
町内及び校区内での自治会活動を円滑に行うため、役員以外に以下の各委員について組長で分担する。各委員に常任･副常任を選出し、飯村校区の各委員会活動に協力する。
- 広報委員
広報とよはしや回覧板等、自治会加入世帯に配布･回覧する文書等の受付･管理等を行う。 - 社会教育委員
町内における社会教育活動（二十歳の集い）の計画･実施。その他校区の活動に協力する。 - 防犯委員
校区の防犯活動への協力、町内の防犯パトロール活動(月･水･金曜日の昼･夜)を行う。 - 交通安全委員
校区の交通安全活動への協力、町内各所での通学路立ち合い活動(登校時)を行う。 - 清掃指導・集会場管理委員
町内のごみステーションの点検及び破損等の不備がある場合、必要な対応を行う。
東山各団体と連携し、東山集会場の鍵の管理(清掃当番や利用者への鍵の受け渡し)及び利用状況や設備の管理等を行う。 - 婦人部・行事委員
自治会主催の敬老会の企画・運営を行う。
町内及び校区の行事・祭礼に協力する。 - デジタル化委員
自治会運営のデジタル化を促進する。
8 組長会
毎月月初めに定期開催とし、東山集会場で開催する。役員及び組長により構成され、役員会で企画された自治会活動等について協議し、決定された事項についての活動を推進する。なお、組長会には町内の各団体代表者や地元選出の市議会議員にも出席を求める。
9 自治会費
自治会への加入世帯及び町内で事業を営み自治会に加入する事業所は、自治会運営に必要な経費として以下の自治会費を納入する。
- 金額
年間￥6,000 円(内￥1,500 円は校区運営費)
年間とは当年 4 月から翌年 3 月までを言い、毎月￥500 円の合計からなる。
75 歳以上の高齢者のみの世帯は、後期分より￥1,000 円減額する。
年間での中途転入･転出する世帯については、次項による。 - 納入
年 2 回に分けて納入することとし、6 ヶ月分を 4 月及び 9 月に組長を通じて会計に納入する。 - 運用
自治会の円滑な運営及び地域の活性化のために必要な活動経費として、適正な運用に努める。
10 転入･転出の扱い
組長は自組内に転入及び転出がある場合、速やかにブロック長を通じて自治会長に報告する。
10.1 転入世帯について
- 組長は世帯名簿及び民生児童福祉名簿の提出を要請する。
- 作成された名簿は組長･ブロック長を通じて自治会長に提出する。
- 自治会費については、原則転入月からの徴収とするが、転入日が 11 日以降の場合はその月を含めず、翌月からの徴収とする。
- 入会金は徴収しない。
10.2 転出世帯について
- 自治会費の返還は、納入した自治会費の￥500 円×残月数とするが、転出日が 11 日以降の場合は残月数に含まない。
- 家族の転勤等に伴い一時的に転居するが、持ち家のため戻ってくることが分かっている場合は、要望があれば自治会名簿に残し、その間の自治会費は免除する。
- 平成 20 年以前に徴収した入会金は返還しない。
11 弔事の取り扱い
11.1 対象
- 自治会に加入する世帯で、町内に居住する家族が死亡した場合。
- 世帯主及び配偶者並びに親子関係にあるものが死亡した場合。
- 上記の他、社会通念上必要だと自治会長が認めた場合。
11.2 弔事等
- 弔慰金(御香典等￥5,000 円)は、葬儀式の参列を問わない。
- お供物代(御淋し見舞い等￥3,000)は、通夜式などに参列した場合とする。
11.3 訃報の取り扱い
- 組長は自組内で事案が発生した場合、直ちにブロック長を通じて自治会長に報告する。
- ブロック長は自治会長に報告するとともに訃報連絡票を作成し、必要数を組長に渡す。
- 訃報の配布範囲は、原則ブロックまたは組内とし、その他への配布は自治会長が判断する。
- 密葬及び家族葬の為訃報連絡を希望しない場合、自治会三役･ブロック長･組長で協議する。なお連絡票はその都度作成する。
11.4 葬儀等への対応
- 通夜･葬儀への参列は、基本ブロック若しくは組で参列する。
- 弔慰金はブロック長または組長が一時立て替えて参列する。
12 東山集会場の利用
12.1 利用申し込み方法
- 町内の利用者は、集会場管理委員に使用日時･使用目的･利用人数などを説明し申し込みをする。
- 町内の各団体やサークルなどが定期的に利用する場合は、集会場に備えてある集会場利用日程表に記入することにより、集会場管理委員への申し込みを省略できる。
- 自治会に加入する事業者(ガーデンガーデン、保心ダイカスト、共栄配管、デイサービスアーチ)が研修等で利用の場合、集会場管理委員に集会場利用申請書を提出し既定の利用料金を支払う。
- その他の利用者は自治会長の許可を受けた上で集会場管理委員に集会場利用申請書を提出し既定の利用料金を支払う。
12.2 利用期間
- 半日単位(午前 9 時～12 時、午後 1 時～5 時)
- 1 日単位(午前 9 時～午後 5 時)
- 早朝、夕方以降の利用については、自治会活動、災害等緊急時の利用を除き禁止とする。
12.3 利用料金
- 町内居住者及び町内の各団体･サークル等は無料とする。
- 自治会に加入する事業者(ガーデンガーデン、保心ダイカスト、共栄配管、デイサービスアーチ)が研修等で利用の場合、半日￥1,000 円、1 日￥1,500 円とする。
- その他の利用者で、自治会長が許可したものについては半日￥2,000 円、1 日￥3,000 円とする。
12.4 鍵の受け渡しと利用時の注意事項
- 利用日当日または事前に集会場の鍵を管理委員から借り受け、使用後速やかに返納する。
- 利用目的が終了後、備品等を元に戻すとともに、清掃･消灯･戸締り等の確認を行う。
- 利用中に電気･ガス･水道等の集会場設備に不具合を発見、器物を破損させた場合は鍵の返納時に管理委員に報告する。管理委員は自治会長へ報告し適時対応する。
- 利用は原則申し込み順とするが、希望が重複しないように当事者同士で調整する。
- 集会場で営利活動、事業活動、営業活動を行うことは許可しない。
13 東山集会場設備管理者
主管理者 1 名 自治会長
副管理者 4 名 副自治会長、防災会長、集会場管理委員(2 名)
管理者以外の鍵保有者は、東山各団体･サークルの代表者が管理する。
14 東山集会場定期利用団体
東山各団体及びサークル活動を支援するため、集会場定期利用団体を以下と通りとする。
- 東山バス連絡協議会 月 1 回
- 東山シルバークラブ 随時
- 習字 毎月第 2 金曜 午前
- 絵手紙 毎月第 2、4 月曜 午前
- カラオケ 毎月第 3 水曜 午後
- 藍染 毎月第 3 金曜 午前
- 卓球 毎週木曜 午後
各サークルの利用時間は変更される場合がある。
15 清掃活動
自治体加入世帯の当番制による清掃活動については以下の通りとする。
- 清掃場所：東山集会場、秋葉神社の2ケ所。
- 清掃日時：毎月第2日曜日 午前8時より(10月は第1日曜日)
- 清掃当番：ブロック毎の組別当番制とし、ブロック長が組を割り振る。全世帯の協力を得られるように計画･実施る。
- 作業内容
東山集会場：集会場周辺のごみ拾い、除草･枝切り、集会場内の清掃、ガラス拭き等
秋葉神社：お社の清掃及び周辺の除草、参道周辺のごみ拾い等
16 清掃活動計画
ブロック毎の清掃当番は以下を基本とするが、具体的な当番は年度初めにブロック長が決定する。
| 清掃場所 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 | 1月 | 2月 | 3月 |
| 秋葉神社 | – | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | – | 1 | 2 |
| 集会場 | – | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | – | 3 | 4 |
4月、1月の当番はなし。
- ブロック長は、各組が公平に参加できるように組を割り振った上、組長に周知する。
- 清掃は組長だけでなく組内の全世帯が対象となるので、組長は回覧などで組内に周知する。
- 清掃道具は、東山集会場及び防災倉庫内にて保管する。
- 集会場清掃時は、蛍光灯･電球の玉切れ、排水溝やトイレのつまり、洗剤、トイレットペーパー等の備品の有無を確認する。不備がある場合は清掃終了後、集会場管理委員へ報告する。
17 東山自主防災会
豊橋市及び校区防災組織に準じた組織を設置し、非常時に備えた防災活動を推進する。
東山自主防災会に以下の役員を任命する。
- 防災会長 豊橋の防災研修修了者から選出
- 副防災会長 自治会長
- 会計 自治会の会計担当
- 情報･伝達班 副自治会長、広報委員
- 救出･救護班 1ブロック長、社会教育委員、デジタル化委員
- 消火班 2ブロック長、防犯委員
- 給食･給水班 3ブロック長、婦人部＆行事委員、清掃指導＆集会場管理委員
- 避難誘導班 4ブロック長、交通安全委員
- 記録班 自治会の書記担当
- 指導委員 防災研修修了者
自主防災会の各班は各委員単位で割り当て、班長は常任委員が担当する。
18 緊急時･災害時の連絡体制
緊急時･災害時の連絡体制を、自治会長を頂点に以下の通り定める。ブロック長以下の具体的な連絡体制は、各ブロック長に一任する。
19 役員・委員・組長の活動費
自治会役員、委員、ブロック長、組長の職務に対し職務遂行に要する費用を活動費として支弁する。支弁額は定額とし、年一回支弁する。役員数に増減が生じたときは活動内容を勘案し支弁額を見直す。
| 自治会長 | 68,000円 | 広報 | 25,000円 |
| 副自治会長 | 25,000円 | ブロック長 | 15,000円 |
| 会計 | 27,000円 | 組長 | 4,000円 |
| 書記 | 25,000円 |